Configura tu Servidor SMTP

Envía las notificaciones de la plataforma desde el servidor de correo de tu empresa.

Te guiamos paso a paso para configurar tu propio servidor SMTP en Firma Seguro. Con esta configuración, las notificaciones que envía la plataforma salen desde el servidor de correo de tu empresa, con el nombre y la dirección que tú definas. Aplica a toda la cuenta, sin importar quién cree el proceso.

⚠️ Antes de empezar: Necesitas el rol de Administrador Técnico y los datos de tu servidor de correo —host, puerto, tipo de seguridad, usuario y contraseña—, que puedes consultar con el responsable de la infraestructura tecnológica de tu empresa. Si tu servidor exige autenticación en dos pasos, pídele una contraseña de aplicación.

Parte 1: Configura el servidor SMTP

Accede a Configuración Técnica

Dirígete al panel lateral y selecciona la opción Configuración Técnica. Ten en cuenta que esta opción solo está disponible si tu usuario tiene el rol de Administrador Técnico.

Abre la configuración de SMTP personalizado

Al hacer clic llegas al menú de Configuración Técnica. Desplázate hasta la parte inferior, donde encuentras la opción SMTP personalizado, y selecciona la opción para configurarlo.

Completa los datos del servidor

Se abren los campos que debes diligenciar con la información de tu servidor SMTP:

Host y puerto.
Tipo de seguridad — elige entre STARTTLS y SSL, según el que use tu servidor.
Nombre de usuario y contraseña.
Correo y nombre del remitente — el nombre puede corresponder al de tu empresa; es el que verán tus firmantes al recibir los mensajes.
Correo de respuesta — opcional, la dirección a través de la cual los usuarios podrán enviar sus respuestas. Si lo dejas en blanco, la configuración funciona igual.
Correo de prueba — la dirección a la que quieres enviar el mensaje de comprobación.

💡 Tip: El puerto va de la mano del tipo de seguridad. Lo habitual es 587 con STARTTLS y 465 con SSL, pero confírmalo con tu área de infraestructura.

Guarda y envía el correo de prueba

Con el formulario completo, selecciona la opción de guardar para que la configuración quede registrada en el sistema. Luego haz clic en enviar correo de prueba.

Parte 2: Verifica y activa la configuración

Verifica el correo de prueba

Abre la bandeja de entrada de la dirección que registraste para la prueba. Los correos que no tienen esta personalización se presentan bajo el nombre de Firma Seguro; con tu configuración, el mensaje llega con el nombre que definiste —en el ejemplo, Pruebas Empresa.

Revisa los detalles del mensaje

Abre el correo y revisa sus detalles. El mensaje se envió desde la dirección que configuraste como remitente, y las respuestas se dirigen al correo que registraste para ese fin.

Activa la configuración

Cuando el resultado de la prueba te satisfaga, habilita la personalización con el ícono de activación de la parte superior derecha, que se habilita una vez que la configuración está lista. El estado pasa de inactivo a activo; guarda los cambios.

💡 Nota: Puedes volver a desactivar la personalización cuando quieras. Si lo haces, los correos vuelven a enviarse a nombre de Firma Seguro.

✅ ¡Proceso completado! Tu servidor SMTP quedó configurado y activo. Desde ahora, las notificaciones de la plataforma salen desde el correo de tu empresa y con el nombre que definiste.

Consideraciones técnicas y operativas

Con el SMTP personalizado activo, el envío de los correos pasa a depender de tu servidor y deja de depender del de Firma Seguro. Esto es lo que cambia para tu operación:

📬 Qué correos cubre

La personalización aplica a todas las notificaciones que envía la plataforma, no solo a las de tus procesos de firma.

📥 Entrega y reputación

Que tus correos lleguen a la bandeja de entrada, y no a la carpeta de spam, depende de la calificación de tu propio sistema de correo. Confirma que ni tu dominio ni tu IP figuren en listas negras.

📊 Límites y tasa de entrega

El tope de correos lo define tu infraestructura, no Firma Seguro. La plataforma entrega el mensaje a tu servidor y, de ahí en adelante, la tasa de entrega es la suya.

🚩 Correos fallidos

El estado del envío queda visible en la plataforma. Firma Seguro no hace reintentos automáticos: si quieres que un correo fallido se reintente, eso lo configura tu propio servidor de correo.

🔁 Reenvíos

Cuando eres tú quien reenvía la solicitud desde Mis Firmas, la notificación vuelve a salir por tu servidor mientras el SMTP esté activo.

🔌 Contingencia

Si tu servidor de correo presenta fallas, desactiva el SMTP personalizado de forma manual. Los correos vuelven a salir por el mecanismo por defecto de la plataforma.

🤝 Soporte

El acompañamiento de Firma Seguro cubre las fallas de su propia plataforma. Mientras el envío sale por tu servidor, la entrega y sus fallas quedan de tu lado.

🔐 Credenciales

Registra una cuenta de correo dedicada al envío, en lugar de la de una persona, y actualiza la configuración cada vez que su contraseña cambie.

🚫 No hay respaldo automático. Mientras el SMTP personalizado esté activo, todas las notificaciones de la plataforma salen por tu servidor. Si algo falla de tu lado, Firma Seguro no toma el relevo por su cuenta: el único camino para volver al envío por defecto es que desactives la configuración.

Recursos Relacionados

💬 ¿Necesitas ayuda? Si tienes dudas sobre la configuración de tu servidor SMTP, consulta nuestra documentación completa o contacta a soporte técnico.

Última actualización hace 1 mes