¿Cómo crear un proceso 'Otros y Yo'?

Crea y envía un proceso de firma en el que tú y una o más personas deben firmar el documento.

Te guiamos paso a paso para configurar y enviar un proceso de firma 'Otros y Yo' en Firma Seguro. Este tipo de proceso es ideal para contratos, acuerdos o convenios donde tú y una o más personas deben dejar su firma.

💡 Ten en cuenta en este proceso:

• El remitente siempre firma: En procesos 'Otros y Yo', siempre uno de los firmantes debe ser el remitente (tú mismo). No puedes crear este tipo de proceso sin incluirte como firmante.

• Mínimo de firmantes: El proceso siempre requerirá más de un firmante (tú + al menos una persona más).

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Inicia el proceso

Para comenzar, accede a la plataforma en Firma Seguro y dirígete al panel lateral izquierdo. Haz clic en Nueva Firma.

En la configuración general de la solicitud, selecciona Otros y Yo para desbloquear las opciones específicas de este tipo de proceso.

Seleccionar el proceso Otros y Yo en el menú Nueva Firma

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Define las configuraciones iniciales

Una vez seleccionado el tipo de proceso, debes definir las configuraciones básicas que regirán tu solicitud de firma.

Plazo de firma

Establece la fecha límite máxima para completar todas las firmas. Después de esta fecha, el proceso se cancelará automáticamente.

Tipo de saldo

Define cómo se consumirá tu saldo disponible:

• Por firmas: Cada firma individual cuenta como un consumo.

• Por documentos: El documento completo cuenta como un consumo.

Método de firma electrónica

Selecciona el nivel de validez legal que requiere tu documento:

• Firma Electrónica Simple: Para documentos de uso interno o baja criticidad.

• Firma Electrónica Certificada: Para documentos con validez legal completa y mayor seguridad.

Definir el plazo, el tipo de saldo y el método de firma electrónica

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Configura la evidencia, las notificaciones y la posición

Configura los respaldos de seguridad y cómo se comunicará el sistema contigo.

Evidencia de firma

Puedes activar uno o ambos tipos de evidencia:

• Evidencia Manuscrita: El firmante dibuja su firma sobre el documento.

• Evidencia Fotográfica: Se captura una foto en el momento de la firma para validación biométrica.

Notificaciones

Selecciona los canales por los cuales deseas recibir alertas sobre el estado del proceso:

• Email

• WhatsApp

• Ambos

Posición de firma

Define si deseas que la firma se posicione de manera dinámica en el documento. Para más detalles sobre esta configuración, consulta la guía de configuraciones iniciales.

Configurar la evidencia, las notificaciones y la posición de firma

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Selecciona el documento

Tienes dos opciones para seleccionar el documento que se firmará:

1. Cargar archivo: Busca un PDF en tu dispositivo.

2. Usar plantilla: Selecciona una plantilla preconfigurada (ej. "Hoja de Matrícula 2024").

💡 Nota: Las plantillas preconfiguradas pueden definir roles específicos para los firmantes (ej. "EMPLEADO" y "EMPLEADOR"), lo que facilitará la asignación de datos. Para crearlas, consulta Uso de Plantillas.

Seleccionar el documento o la plantilla del proceso

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Revisa los datos del remitente

El sistema te mostrará automáticamente los datos del Remitente (tu información de cuenta). Esta información se usará para el primer firmante.

Revisar los datos del remitente

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Agrega los firmantes adicionales

Ahora debes agregar los firmantes que participarán en el proceso. El sistema te pedirá los datos de cada destinatario.

Agregar los firmantes del proceso

⚠️ Recuerda: En procesos 'Otros y Yo', el remitente siempre debe ser uno de los firmantes. El sistema ya te asigna automáticamente como el primer firmante.

Asignación de roles

Si utilizaste una plantilla, el sistema asignará roles específicos a cada firmante. En este ejemplo, los roles son "Padre" y "Madre".

Información del primer firmante

Puedes ver los datos del primer firmante (tú), que incluyen:

• Número y tipo de documento

• Nombres y apellidos

• Celular

• Correo electrónico

• Tipo de autenticación (configurado anteriormente)

Revisar los datos del primer firmante

Segundo firmante con autocompletado

Ahora debes seleccionar el segundo firmante. En este caso, asignaremos el rol de "Madre".

Al escribir las iniciales del nombre, el sistema te mostrará opciones de autocompletado desde tu lista de contactos. Al seleccionar un contacto, se completarán automáticamente sus datos. El detalle está en ¿Cómo usar el auto-complementado?.

Gestión de firmantes

Puedes eliminar firmantes si te equivocas, o agregar más firmantes si la plantilla lo permite.

Agregar el segundo firmante con autocompletado

🚫 Validaciones automáticas del sistema:

• Correos únicos: El sistema no permitirá que dos firmantes tengan la misma dirección de correo electrónico.

• Mínimo de firmantes: Debes agregar al menos un firmante adicional además de ti (el remitente).

• Máximo de firmantes: Dependiendo de la plantilla, puedes agregar hasta un máximo de 10 firmantes.

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Define el orden de firma

Al hacer clic en Siguiente, accederás a la configuración del orden en que los firmantes deben firmar el documento.

Tienes dos opciones para el orden de firma:

Opción	Comportamiento
Ordenar Firmantes (Activada)	Los firmantes deben firmar en un orden específico. El segundo firmante solo recibirá la notificación después de que el primero haya completado su firma. Puedes definir el orden que prefieras.
Ordenar Firmantes (Desactivada)	Todos los firmantes reciben la notificación al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden. El documento se completará cuando todos hayan firmado.

Configurar el orden de firma de los firmantes

💡 Ya enviado también se puede cambiar. Si el proceso ya salió y necesitas otra secuencia, consulta ¿Cómo modificar el orden de los Firmantes?.

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Redacta el mensaje y envía la solicitud

Haz clic en Mensaje para acceder a las opciones de comunicación. Aquí puedes:

1. Asunto del mensaje: Define el asunto del correo que recibirán los firmantes.

2. Copias al correo (CC): Agrega correos electrónicos adicionales que recibirán una copia del documento firmado.

3. Mensaje personalizado: Escribe un mensaje que acompañará la notificación.

4. Envío: Una vez revisada toda la configuración, haz clic en Enviar a Firmantes. El sistema procesará tu solicitud y mostrará un mensaje de confirmación indicando que la solicitud de firma se envió correctamente a todos los firmantes.

🚫 Restricción crítica: En la lista de copias al correo (CC) NO puedes incluir a ninguno de los firmantes que participan en el proceso. Los firmantes ya recibirán el documento firmado automáticamente al completar el proceso.

Redactar el mensaje de envío de la solicitud

✅ ¡Proceso completado! Tu solicitud de firma 'Otros y Yo' ha sido enviada exitosamente. Ahora puedes:

• Gestionar el proceso desde el panel Mis Firmas.

• Monitorear en tiempo real quién ya firmó y quién falta.

• Recibir notificaciones cuando el documento esté completamente firmado.

Recursos Relacionados

• Configuración Inicial del Proceso de Firma

• ¿Cómo crear un proceso 'Solo yo'?

• ¿Cómo crear un proceso 'Solo Otros'?

• ¿Cómo usar el auto-complementado?

💬 ¿Necesitas ayuda? Si tienes dudas sobre el proceso 'Otros y Yo' o las configuraciones avanzadas, consulta nuestra documentación completa o contacta a soporte técnico.