¿Cómo crear un proceso 'Solo Otros'?

Envía un documento para que otras personas lo firmen, sin que tú figures como firmante.

Te guiamos paso a paso para configurar y enviar un proceso de firma 'Solo Otros' en Firma Seguro. Este tipo de proceso es ideal para enviar documentos a clientes, proveedores, empleados o terceros para que ellos firmen, sin que tú necesites hacerlo.

💡 Ten en cuenta en este proceso:

• El remitente NO firma: En procesos 'Solo Otros', tú actúas únicamente como remitente/administrador del proceso. Tu firma no se requiere en el documento.

• Mínimo de firmantes: El proceso requiere al menos un firmante externo (diferente al remitente).

• Correos únicos: No se admite la misma dirección de correo electrónico para más de un firmante. Cada firmante debe tener un correo único.

• Copias al correo: En la lista de copias al correo (CC) NO puedes incluir a ninguno de los firmantes que participan en el proceso.

• Rol del remitente: Tú solo gestionas el proceso, monitoreas el estado y recibes las notificaciones, pero no intervienes en la firma.

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Inicia el proceso

Para comenzar, accede a la plataforma en Firma Seguro y dirígete al panel lateral izquierdo. Haz clic en Nueva Firma.

En el menú de Configuración general de la solicitud, selecciona Solo Otros para desbloquear las opciones específicas de este tipo de proceso.

Seleccionar Solo Otros en la configuración general de la solicitud

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Define las configuraciones iniciales

Una vez seleccionado el tipo de proceso, debes definir las configuraciones básicas que regirán tu solicitud de firma.

Plazo de firma

Establece la fecha límite máxima para completar todas las firmas. Después de esta fecha, el proceso se cancelará automáticamente.

Tipo de saldo

Define cómo se consumirá tu saldo disponible:

• Por firmas: Cada firma individual cuenta como un consumo.

• Por documentos: El documento completo cuenta como un consumo, sin importar cuántas firmas contenga.

Método de firma electrónica

Selecciona el nivel de validez legal que requiere tu documento:

• Firma Electrónica Simple: Para documentos de uso interno o baja criticidad.

• Firma Electrónica Certificada: Para documentos con validez legal completa y mayor seguridad.

Definir el plazo, el tipo de saldo y el método de firma electrónica

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Configura la evidencia, las notificaciones y la posición

Configura los respaldos de seguridad y cómo se comunicará el sistema contigo.

Evidencia de firma

Puedes activar uno o ambos tipos de evidencia:

• Evidencia Manuscrita: El firmante dibuja su firma sobre el documento.

• Evidencia Fotográfica: Se captura una foto en el momento de la firma para validación biométrica.

Notificaciones

Selecciona los canales por los cuales deseas recibir alertas sobre el estado del proceso:

• Email

• WhatsApp

• Ambos

Posición de firma

Define si deseas que la firma se posicione de manera dinámica en el documento. Para más detalles sobre esta configuración, consulta la guía de configuraciones iniciales.

Configurar la evidencia, las notificaciones y la posición de firma

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Selecciona el documento

Cuando tengas la configuración inicial lista, avanza al siguiente menú donde puedes seleccionar el documento que se firmará. Tienes dos opciones:

1. Cargar archivo: Busca un PDF en tu dispositivo.

2. Usar plantilla: Selecciona una plantilla preconfigurada (en este ejemplo, usamos la plantilla de "Tratamientos de Información").

💡 Nota: Las plantillas preconfiguradas pueden definir roles específicos para los firmantes (ej. "Empleado"), lo que facilitará la asignación de datos y la estructura del documento. Para crearlas, consulta Uso de Plantillas.

Cargar el documento o seleccionar una plantilla

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Revisa el remitente y agrega los firmantes

El sistema te mostrará primero los datos del Remitente (tu información de cuenta). Recuerda que en procesos 'Solo Otros', tú no firmas el documento, solo lo envías.

Luego, accederás al menú para ingresar los Firmantes, es decir, las personas a las cuales les enviarás el documento para que lo firmen.

⚠️ Diferencia clave con otros procesos: A diferencia de 'Solo Yo' u 'Otros y Yo', en 'Solo Otros' el remitente nunca aparece como firmante. Solo figura como el administrador del proceso.

Agregar los firmantes y sus roles

Asignación de roles

Dependiendo de la plantilla que hayas escogido, el sistema asignará roles específicos a cada firmante. En este ejemplo, la plantilla solo tiene un rol disponible: Empleado.

Autocompletado de información

Para llenar los datos de cada firmante (número de documento, tipo de documento, nombres, apellidos, celular, correo electrónico y tipo de autenticación), puedes utilizar la función de autocompletado. El detalle está en ¿Cómo usar el auto-complementado?.

Búsqueda y creación de contactos

En la sección de nombres, puedes escribir las iniciales del nombre y el sistema te mostrará los contactos disponibles. Si el contacto aún no existe en tu lista, puedes digitar manualmente toda la información y, al enviar el documento, el contacto quedará guardado automáticamente para futuros procesos.

Buscar un contacto existente o crear uno nuevo

🚫 Validaciones automáticas del sistema:

• Correos únicos: El sistema no permitirá que dos firmantes tengan la misma dirección de correo electrónico.

• Mínimo de firmantes: Debes agregar al menos un firmante (diferente al remitente).

• Máximo de firmantes: Dependiendo de la plantilla, puedes agregar hasta un máximo de 10 firmantes.

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Define el orden de firma

Cuando tengas la información de todos los firmantes lista, avanzarás al menú de Ordenar Firmantes. Aquí puedes definir el orden en que los firmantes deben firmar el documento.

Opción	Comportamiento
Orden Activado	Los firmantes deben firmar en un orden específico. El segundo firmante solo recibirá la notificación después de que el primero haya completado su firma. Puedes definir el orden que prefieras.
Orden Desactivado	Todos los firmantes reciben la notificación al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden. El documento se completará cuando todos hayan firmado.

💡 Nota: Si la plantilla solo tiene un firmante (como en este ejemplo con el rol "Empleado"), la opción de ordenar firmantes puede dejarse desactivada, ya que no hay un segundo firmante que espere.

Ordenar las notificaciones de los firmantes

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Redacta el mensaje y envía la solicitud

Ahora puedes personalizar el mensaje que acompañará la notificación. En esta sección puedes:

1. Asunto del mensaje: Define el asunto del correo que recibirán los firmantes.

2. Copias al correo (CC): Agrega correos electrónicos adicionales que recibirán una copia del documento firmado.

3. Mensaje personalizado: Escribe un mensaje que acompañará la notificación para darle contexto al firmante.

4. Envío: Una vez revisada toda la configuración, haz clic en Enviar a Firmantes. El sistema procesará tu solicitud, agregará los firmantes al proceso y mostrará un mensaje de confirmación indicando que la solicitud de firma se envió correctamente.

🚫 Restricción crítica: En la lista de copias al correo (CC) NO puedes incluir a ninguno de los firmantes que participan en el proceso. Los firmantes ya recibirán el documento firmado automáticamente al completar el proceso.

Agregar el asunto y el mensaje de la solicitud

✅ ¡Proceso completado! Tu solicitud de firma 'Solo Otros' ha sido enviada exitosamente. Ahora puedes:

• Gestionar el proceso desde el panel Mis Firmas.

• Monitorear en tiempo real quién ya firmó y quién falta.

• Recibir notificaciones cuando el documento esté completamente firmado.

• Descargar el documento finalizado con toda la evidencia legal.

Recursos Relacionados

• Configuración Inicial del Proceso de Firma

• ¿Cómo crear un proceso 'Solo yo'?

• ¿Cómo crear un proceso 'Otros y Yo'?

• ¿Cómo usar el auto-complementado?

💬 ¿Necesitas ayuda? Si tienes dudas sobre el proceso 'Solo Otros' o las configuraciones avanzadas, consulta nuestra documentación completa o contacta a soporte técnico.