> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://firma-seguro.gitbook.io/guia-usuario/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://firma-seguro.gitbook.io/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/como-crear-un-proceso-solo-otros.md). # ¿Cómo crear un proceso 'Solo Otros'? Envía un documento para que otras personas lo firmen, sin que tú figures como firmante. Te guiamos paso a paso para configurar y enviar un proceso de firma **'Solo Otros'** en [**Firma Seguro**](https://app.firmaseguro.co/Login). Este tipo de proceso es ideal para enviar documentos a clientes, proveedores, empleados o terceros para que ellos firmen, sin que tú necesites hacerlo. {% hint style="info" %} 💡 **Ten en cuenta en este proceso:** * **El remitente NO firma:** En procesos 'Solo Otros', tú actúas únicamente como **remitente/administrador** del proceso. Tu firma no se requiere en el documento. * **Mínimo de firmantes:** El proceso requiere **al menos un firmante externo** (diferente al remitente). * **Correos únicos:** **No se admite la misma dirección de correo electrónico para más de un firmante**. Cada firmante debe tener un correo único. * **Copias al correo:** En la lista de copias al correo (CC) **NO puedes incluir a ninguno de los firmantes** que participan en el proceso. * **Rol del remitente:** Tú solo gestionas el proceso, monitoreas el estado y recibes las notificaciones, pero no intervienes en la firma. {% endhint %} {% embed url="" %} {% stepper %} {% step %} ## Inicia el proceso Para comenzar, accede a la plataforma en [**Firma Seguro**](https://app.firmaseguro.co/Login) y dirígete al panel lateral izquierdo. Haz clic en **Nueva Firma**. En el menú de **Configuración general de la solicitud**, selecciona **Solo Otros** para desbloquear las opciones específicas de este tipo de proceso. ![Seleccionar Solo Otros en la configuración general de la solicitud](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2FzUjkN49ytBtzD7leXw5d%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20144801.png?alt=media\&token=d426da5c-25ea-4f58-b7c7-283a2fc8147a) {% endstep %} {% step %} ## Define las configuraciones iniciales Una vez seleccionado el tipo de proceso, debes definir las configuraciones básicas que regirán tu solicitud de firma. ### Plazo de firma Establece la fecha límite máxima para completar todas las firmas. Después de esta fecha, el proceso se cancelará automáticamente. ### Tipo de saldo Define cómo se consumirá tu saldo disponible: * **Por firmas:** Cada firma individual cuenta como un consumo. * **Por documentos:** El documento completo cuenta como un consumo, sin importar cuántas firmas contenga. ### Método de firma electrónica Selecciona el nivel de validez legal que requiere tu documento: * **Firma Electrónica Simple:** Para documentos de uso interno o baja criticidad. * **Firma Electrónica Certificada:** Para documentos con validez legal completa y mayor seguridad. ![Definir el plazo, el tipo de saldo y el método de firma electrónica](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2Fv9NVdcPmU1dpkQKIv4eu%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20144824.png?alt=media\&token=aef8aba8-1c73-45ec-969f-0f278d6fa255) {% endstep %} {% step %} ## Configura la evidencia, las notificaciones y la posición Configura los respaldos de seguridad y cómo se comunicará el sistema contigo. ### Evidencia de firma Puedes activar uno o ambos tipos de evidencia: * **Evidencia Manuscrita:** El firmante dibuja su firma sobre el documento. * **Evidencia Fotográfica:** Se captura una foto en el momento de la firma para validación biométrica. ### Notificaciones Selecciona los canales por los cuales deseas recibir alertas sobre el estado del proceso: * **Email** * **WhatsApp** * **Ambos** ### Posición de firma Define si deseas que la firma se posicione de manera dinámica en el documento. Para más detalles sobre esta configuración, consulta la [guía de configuraciones iniciales](/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/configuracion-inicial-del-proceso-de-firma.md). ![Configurar la evidencia, las notificaciones y la posición de firma](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2FGUpFv3da5pr8Nwq6ke6S%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20144849.png?alt=media\&token=2b032703-75ad-4280-b9f1-58e6a56c24ae) {% endstep %} {% step %} ## Selecciona el documento Cuando tengas la configuración inicial lista, avanza al siguiente menú donde puedes seleccionar el documento que se firmará. Tienes dos opciones: 1. **Cargar archivo:** Busca un PDF en tu dispositivo. 2. **Usar plantilla:** Selecciona una plantilla preconfigurada (en este ejemplo, usamos la plantilla de "Tratamientos de Información"). {% hint style="info" %} 💡 **Nota:** Las plantillas preconfiguradas pueden definir roles específicos para los firmantes (ej. "Empleado"), lo que facilitará la asignación de datos y la estructura del documento. Para crearlas, consulta [Uso de Plantillas](/guia-usuario/cuentas/uso-de-plantillas.md). {% endhint %} ![Cargar el documento o seleccionar una plantilla](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2FVABjTSoP3Cz3q6KwNaIl%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20145138.png?alt=media\&token=badfa4ba-5286-41de-b8db-19a48650eda2) {% endstep %} {% step %} ## Revisa el remitente y agrega los firmantes El sistema te mostrará primero los datos del **Remitente** (tu información de cuenta). Recuerda que en procesos 'Solo Otros', tú **no firmas** el documento, solo lo envías. Luego, accederás al menú para ingresar los **Firmantes**, es decir, las personas a las cuales les enviarás el documento para que lo firmen. {% hint style="warning" %} ⚠️ **Diferencia clave con otros procesos:** A diferencia de 'Solo Yo' u 'Otros y Yo', en 'Solo Otros' el remitente **nunca aparece como firmante**. Solo figura como el administrador del proceso. {% endhint %} ![Agregar los firmantes y sus roles](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2F9ZGCFVuQp6wI85hEBCFU%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20145201.png?alt=media\&token=c84e2c18-10aa-4bd6-a9c3-07d2dc875d02) ### Asignación de roles Dependiendo de la plantilla que hayas escogido, el sistema asignará roles específicos a cada firmante. En este ejemplo, la plantilla solo tiene un rol disponible: **Empleado**. ### Autocompletado de información Para llenar los datos de cada firmante (número de documento, tipo de documento, nombres, apellidos, celular, correo electrónico y tipo de autenticación), puedes utilizar la función de **autocompletado**. El detalle está en [¿Cómo usar el auto-complementado?](/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/como-usar-el-auto-complementado.md). ### Búsqueda y creación de contactos En la sección de nombres, puedes escribir las iniciales del nombre y el sistema te mostrará los contactos disponibles. Si el contacto aún no existe en tu lista, puedes digitar manualmente toda la información y, al enviar el documento, **el contacto quedará guardado automáticamente** para futuros procesos. ![Buscar un contacto existente o crear uno nuevo](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2FMuQdaJZqgN7l9nXaXeiO%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20145644.png?alt=media\&token=4905d6e5-521c-43c4-9a25-1875e6b37fe3) {% hint style="danger" %} 🚫 **Validaciones automáticas del sistema:** * **Correos únicos:** El sistema **no permitirá** que dos firmantes tengan la misma dirección de correo electrónico. * **Mínimo de firmantes:** Debes agregar **al menos un firmante** (diferente al remitente). * **Máximo de firmantes:** Dependiendo de la plantilla, puedes agregar hasta un máximo de **10 firmantes**. {% endhint %} {% endstep %} {% step %} ## Define el orden de firma Cuando tengas la información de todos los firmantes lista, avanzarás al menú de **Ordenar Firmantes**. Aquí puedes definir el orden en que los firmantes deben firmar el documento. | Opción | Comportamiento | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Orden Activado** | Los firmantes deben firmar en un orden específico. El segundo firmante solo recibirá la notificación después de que el primero haya completado su firma. Puedes definir el orden que prefieras. | | **Orden Desactivado** | Todos los firmantes reciben la notificación al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden. El documento se completará cuando todos hayan firmado. | {% hint style="info" %} 💡 **Nota:** Si la plantilla solo tiene un firmante (como en este ejemplo con el rol "Empleado"), la opción de ordenar firmantes puede dejarse **desactivada**, ya que no hay un segundo firmante que espere. {% endhint %} ![Ordenar las notificaciones de los firmantes](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2FGO0ALgrkmSxdJr659HRY%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20145325.png?alt=media\&token=70819354-8650-41b8-a776-e058c1a66965) {% endstep %} {% step %} ## Redacta el mensaje y envía la solicitud Ahora puedes personalizar el mensaje que acompañará la notificación. En esta sección puedes: 1. **Asunto del mensaje:** Define el asunto del correo que recibirán los firmantes. 2. **Copias al correo (CC):** Agrega correos electrónicos adicionales que recibirán una copia del documento firmado. 3. **Mensaje personalizado:** Escribe un mensaje que acompañará la notificación para darle contexto al firmante. 4. **Envío:** Una vez revisada toda la configuración, haz clic en **Enviar a Firmantes**. El sistema procesará tu solicitud, agregará los firmantes al proceso y mostrará un mensaje de confirmación indicando que la solicitud de firma se envió correctamente. {% hint style="danger" %} 🚫 **Restricción crítica:** En la lista de **copias al correo (CC) NO puedes incluir a ninguno de los firmantes** que participan en el proceso. Los firmantes ya recibirán el documento firmado automáticamente al completar el proceso. {% endhint %} ![Agregar el asunto y el mensaje de la solicitud](https://299768948-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYpktZ1HeUYN2sU5sYrSD%2Fuploads%2FBVD1ykEs6ilcAeA4p3D6%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-08-04%20145343.png?alt=media\&token=8d63ae41-682e-4038-b800-baa16efec451) {% endstep %} {% endstepper %} {% hint style="success" %} ✅ **¡Proceso completado!** Tu solicitud de firma 'Solo Otros' ha sido enviada exitosamente. Ahora puedes: * Gestionar el proceso desde el panel [**Mis Firmas**](/guia-usuario/cuentas/mis-firmas.md). * Monitorear en tiempo real quién ya firmó y quién falta. * Recibir notificaciones cuando el documento esté completamente firmado. * Descargar el documento finalizado con toda la evidencia legal. {% endhint %} ## Recursos Relacionados * [Configuración Inicial del Proceso de Firma](/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/configuracion-inicial-del-proceso-de-firma.md) * [¿Cómo crear un proceso 'Solo yo'?](/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/como-crear-un-proceso-solo-yo.md) * [¿Cómo crear un proceso 'Otros y Yo'?](/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/como-crear-un-proceso-otros-y-yo.md) * [¿Cómo usar el auto-complementado?](/guia-usuario/cuentas/nueva-firma/como-usar-el-auto-complementado.md) {% hint style="info" %} 💬 **¿Necesitas ayuda?** Si tienes dudas sobre el proceso 'Solo Otros' o las configuraciones avanzadas, consulta nuestra documentación completa o contacta a soporte técnico. {% endhint %}